Kort gezegd is Power Automate een krachtige tool waarmee je workflows kunt automatiseren binnen Microsoft 365-apps en andere services. Hiermee kun je verschillende soorten software met elkaar laten communiceren, data combineren, stromen opzetten om handmatige acties te beperken en notificaties te sturen. Door de grote hoeveelheid sjablonen die al aanwezig zijn, kan je zonder al te veel technische kennis een stroom opzetten en je eigen werkzaamheden vereenvoudigen en structureren.
Power Automate is wel gerelateerd aan een gebruikers account en is daardoor minder geschikt om op bedrijfsniveau stromen op te zetten, dan is een stroom voor meer personen toegankelijk , in dat geval is het beter om Azure Automation te gebruiken. Zie ook mijn eerdere blog: https://www.itdoel.nl/microsoft-power-automate-versus-azure/
Hier zijn enkele manieren om het effectief in te zetten in combinatie met een B2B webshop:
- Identificeren repetitieve taken: Kijk welke taken je regelmatig herhaald en handmatig uitgevoerd moeten worden. Dit kunnen eenvoudige processen zijn zoals het goedkeuren van documenten, het verzenden van meldingen of het bijwerken van gegevens.
Bijvoorbeeld zoiets simpels als een bestand uit een e-mail bijlage opslaan op OneDrive of andersom een bestand uit OneDrive automatisch mailen, handig als B2B klanten graag, afbeeldingen, prijslijsten in Excel of PDF etc. willen ontvangen. - Verbind verschillende apps en services: Integreer verschillende applicaties en services die je gebruikt, zoals Outlook, SharePoint, Excel, en nog veel meer. Hierdoor kun je gegevens automatisch synchroniseren tussen deze apps en handmatige gegevensinvoer vermijden.
Bijvoorbeeld als een formulier wordt verstuurd in de webshop, deze automatisch in Sharepoint (intranet) laten verwerken om bijv. een retour aan te melden. Of Tweets van X naar OneNote verzenden. Een word-press bericht maken als er een video wordt geupload op je eigen kanaal.
- Maak waarschuwingen en meldingen: Stel meldingen in voor belangrijke gebeurtenissen, zoals wanneer een taak is voltooid, wanneer een deadline nadert, of wanneer een voorraadniveau een bepaald punt bereikt. Dit helpt om proactief te reageren op belangrijke situaties.
Bijvoorbeeld als de voorraad onder een bepaald niveau komt, kun je een taak, mail, Teams bericht of SMS sturen naar bepaalde personen. Ook als er een klacht binnenkomt via een formulier op de webshop kun je een notificatie sturen per SMS aan medewerkers.
- Gebruik sjablonen en voorbeelden: Zoals ik al aangaf biedt Power Automate tal van sjablonen en voorbeelden voor veelvoorkomende automatiseringsscenario’s. Begin met het verkennen van deze sjablonen om te zien hoe anderen Power Automate gebruiken voor vergelijkbare processen binnen jouw organisatie.
Een populair sjabloon op dit moment is het gevoel in e-mails analyseren met AI builder en de resultaten naar Teams verzenden. Op die manier kunnen vragen of klanten van klanten sneller beoordeeld worden welke actie het meest gepast zou zijn in deze situatie.
- Automatiseer goedkeuringsprocessen: Met Power Automate kun je goedkeuringsworkflows maken, waarmee je documenten, budgetten, en andere items kunt goedkeuren of afwijzen. Dit versnelt de goedkeuringscyclus en vermindert vertragingen.
Bijvoorbeeld bij grotere bedrijven kan dit handig zijn om te controleren op openstaande posten en krediet limiet van klanten of op basis van order waarde een goedkeuring stroom in te schakelen voordat er uitgeleverd wordt.
Mocht je enthousiast zijn geworden, onderstaand nog een paar aandachtpunten om Power Automate succesvol in te zetten:
- Test en optimaliseer: Nadat je een workflow hebt gemaakt, test deze grondig om ervoor te zorgen dat het de gewenste resultaten oplevert. Optimaliseer vervolgens de workflow op basis van feedback en gegevens om de efficiëntie verder te verbeteren.
- Zorg voor beveiliging en naleving: Houd rekening met de beveiligings- en nalevingsvereisten van je organisatie bij het ontwerpen van workflows. Zorg ervoor dat gevoelige gegevens worden beschermd en dat de toegang tot workflows en geautomatiseerde taken beperkt is tot geautoriseerde gebruikers.
Door Power Automate effectief in te zetten, kun je de productiviteit verhogen, fouten verminderen en waardevolle tijd besparen voor jezelf en je team. Het enige wat je nodig hebt is een gebruikers licentie Office365 voor bedrijven aan te schaffen en je hebt direct toegang tot Power Automate.
Hulp nodig bij het optimaliseren van uw bedrijfsprocessen?
Neem contact op om de mogelijkheden door te spreken!
